資料作成のファーストステップ「資料の目的」の定め方

資料作成で一番初めにやるべきことは「資料の目的」を決定することです。

この記事では意外と奥の深い資料の目的の決め方について見ていきたいと思います。

資料作成の全体像が知りたい方はこちらの記事を合わせてご参照ください。

それでは資料の目的の決定方法について見ていきましょう！

資料の目的設定で決めること

資料作成の目的は下記の５つを決定することで完了します。

一言でシンプルに表すと、「誰がどういったメッセージをどんな手段で誰に伝えることで、どんなアクションをしてもらうのか」を明確にします。

なぜこの５つを明確にする必要があるのか

それぞれ下記の目的を達成するために明確にする必要があります。

誰がその資料を説明するのか

本人が説明するのか、第３者が説明するのか、書面で見てもらうだけの資料なのかによって記載する内容が変化するため。

例えば、プレゼンで直接しゃべる資料であれば、詳細な内容は資料に含めずにシンプルな構成にする。あるいは、書面で見てもらうだけの資料であれば、逆に誤解が生じないように記述を正確にすることを気を付ける。詳細な説明まで記述するようにする。などの違いが生まれます。

何を伝えたいのか

こちらはシンプルに今回の資料の種類を明確にすることに当たります。
何を伝えたいのかは既に明確になっていることが多いですが、企画書なのか、営業用の提案資料なのか、などどんな用途で使う資料なのかを明確にしておかないと、コンテンツがぶれることになります。

例えば、営業用の資料であれば、企画書には必要な社内のリソースを賄えるか？などの情報は不要になるといった感じです。

どういった手段で伝えるのか

オンライン会議や対面でのプレゼンテーションなど、どういった手段で伝えるのかも明確にしておく必要があります。

その理由としては、文字や図形などのサイズや量に影響を与えるからです。

例えば、会場が大きい現場でのプレゼンテーションの場合、文字や図形のサイズはかなり大きくしておかなければ、会場全体の人に見てもらうことは難しくなります。

誰に対して伝えるのか

誰に対して伝えるのか、聴き手は誰なのかを明確にすることで、伝えるべき情報の内容や粒度が変わってきます。

例えば、プロジェクトに関する検討資料を作成するとした場合、いつもプロジェクトに関わっている人に対して、プロジェクトの背景などを伝える必要はないことが予想できます。

一方で、プロジェクトに滅多に関わらない人に本題を伝えるためには、逆にプロジェクトの背景から丁寧に伝える必要が出てきます。

また、部長や課長などの役職やレイヤーによっては、そこまで詳細な情報は必要なく、ポイントをシンプルに伝える必要があるといったように、聴き手のレイヤーも資料のコンテンツを決める上で、大事な要素になります。

どんなアクションをしてもらうのか

どんなアクションをしてもらうのかを明確にすることｈ、どんな内容をどういった流れで伝える必要があるのかに影響してきます。

まとめ

今回は、資料作成を始める際にまず一番初めに取り組むべき「資料の目的」の定め方について見てきました。

資料の目的が定まれば、次はどんなコンテンツを伝えていくかを検討していきます。

最後までご精読いただきありがとうございました。